Die gemeinnützige Organisation „Schweizerische Muskelgesellschaft“ entschied sich über den Jahreswechsel Dezember 2019 / Januar 2020 für die cobra AG als langfristigen CRM-Partner. Der Verband von Menschen mit Muskelerkrankungen mit Sitz in Zürich beschäftigt derzeit acht Mitarbeiter.
Die Schweizerische Muskelgesellschaft ist eine gemeinnützige Organisation, die in der deutschen und rätoromanischen Schweiz die Interessen und Anliegen von Menschen mit einer Muskelkrankheit vertritt. Die Gründerin versprach sich hiermit den verbesserten Austausch von muskelkranken Menschen. Schon kurz nach der Gründung fanden diverse Veranstaltungen zum Thema Muskelkrankheiten statt. Die Muskelgesellschaft zählt heute circa 1‘300 Mitglieder.
Gründe für die CRM-Einführung
Bevor die Organisation mit der massgeschneiderten cobra CRM-Lösung startete, arbeiteten Sie mit einer relativ veralteten Lösung basierend auf filemaker. Dies war nicht mehr zeitgemäss und die Software wurde auch nicht mehr weiterentwickelt. Es wurde eine Alternative gesucht, mit der klaren Zielsetzung: Alle Informationen sollen in Zukunft transparent und mit mehr Effizienz abgebildet werden.
Darüber hinaus soll die Möglichkeit bestehen, Berichte und Auswertungen zu erstellen sowie sich Vorlagen zu ziehen. Des Weiteren wurde eine Softwareunterstützung für gezielte Marketingaktivitäten gesucht.
Auf der Suche nach möglichen Anbietern bekam die schweizerische Muskelgesellschaft dann von einem befreundeten Verband den Tipp, sich cobra CRM näher anzusehen.
Durch die hohe Anzahl der Mitglieder und die vielseitigen Aktivitäten der Organisation ist auch die Struktur vielschichtig und komplex. Mitglieder werden unterschiedlich klassifiziert und weisen oft mehrere Merkmale auf. Das erfordert langfristig eine zentrale Datenbank und ein einheitliches Vorgehen in der Datenpflege.
Zielsetzung der neuen CRM-Lösung
Das Ziel der Schweizerischen Muskelgesellschaft ist eindeutig: Mit der Einführung des cobra CRM-Systems möchten alle Mitarbeitenden in Zukunft eine effiziente und einheitliche Kundenhistorie führen. Alle Mitarbeitenden können zu jeder Zeit auf sämtliche Daten zugreifen und sind stets aktuell informiert.
Sie erhoffen sich dadurch eine Vereinfachung der administrativen Aufgaben und wollen die gewonnene Zeit den Mitgliedern widmen.
Darüber hinaus soll das Marketing von den Möglichkeiten im neuen Tool profitieren und die bestehenden Spendenkampagnen zukünftig noch besser auf die Zielgruppen abgestimmt werden. Auch die Veranstaltungsverwaltung wird durch eine direkte Anbindung an die Webseite stark vereinfacht.
Die Kernaufgaben, im neuen System sind:
- Zentrale Verwaltung aller Adressinformationen
- Mitgliederverwaltung und jährliche Abrechnung der Mitgliederbeiträge
- Durchführung mehrerer Spendenkampagnen pro Jahr sowie der zugehörigen Spendenbescheinigungen und Verdankungen
- Veranstaltungsverwaltung mit direkter Schnittstelle zur Webseite
- Zentrale Pflege aller Informationen zu Beratungen und Fördergesuchen
Zusammenfassend geht es um die Kernbereiche Veranstaltung, Kommunikation und Beratung. cobra bildet die Zentrale für alle Adressen die sie haben.
Die ersten Schritte des CRM-Projekts
Im März 2019 fand der erste Detailkonzept-Workshop der cobra AG und der Schweizerischen Muskelgesellschaft statt. Die Projektverantwortlichen analysierten zusammen die IST-Situation im Non-Profit Unternehmen. Interne Prozesse wurden betrachtet und besprochen. Dank der detaillierten Vorarbeit seitens der Schweizerischen Muskelgesellschaft erzielten die Workshop-Beteiligten schnelle Erfolge. Anschliessend wurden in einem zweiten Workshop die Bedürfnisse erfasst und festgehalten. Lesen Sie mehr über unser Vorgehen in der CRM-Beratung und -Einführung.
Das weitere Projektvorgehen teilt sich in unterschiedliche Phasen auf: So erfolgt bei grösseren Projekten die Umsetzung nicht in einem grossen Schritt, sondern in mehreren kleinen Schritten. Dieses Vorgehen ist besonders anwenderfreundlich und ermöglicht es dem Kunden, direkt von Anfang an mit dem neuen System zu arbeiten. Schritt für Schritt lernen Mitarbeitende, die cobra-Lösung im Tagesgeschäft einzusetzen. Schulungen unterstützen dieses Vorgehen zusätzlich. Neben einem detaillierten cobra Workshop gab es noch einen zusätzlichen zum Thema Buchhaltung und einen Workshop für die Website.
Bei der Schweizerischen Muskelgesellschaft liegt der Fokus der ersten Umsetzungsphase auf dem Aufbau der Grundstruktur und Marketing-Funktionen sowie der Ablösung der bisherigen Adressverwaltung. 
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Unsere Beratungsleistungen im Überblick
CRM ist weit mehr als nur Software, deshalb bietet cobra Beratungsleistungen zu Ihrer cobra-Lösung – und darüber hinaus. Lesen Sie mehr über das Projektvorgehen und die Beratungsleistungen der cobra AG:
