Ein Beispiel aus der Praxis: Beim Maschinenbauer Müller-Maier klagen die sechs langjährigen Vertriebsmitarbeitenden über eine zu hohe Arbeitsbelastung. Bis zu 60 Stunden pro Woche setzen sie sich für den Betrieb ein. Doch der Vertriebsleiter ist mit den Ergebnissen der Verkaufsaktivitäten unzufrieden. Also intensivieren die Vertriebsmitarbeitenden ihre Verkaufsaktivitäten und vereinbaren noch mehr Vertriebstermine. Ihre Wochenarbeitszeit steigt weiter, ebenso die Arbeitsbelastung – allerdings bleibt die erhoffte Steigerung der Erfolgsquote aus. Das zehrt an der Motivation und am Selbstwertgefühl. Zwei der sechs Vertriebsmitarbeitenden erleiden ein Burnout und fallen für mehrere Monate aus. Ein Aussendienstmitarbeiter wechselt aus Unzufriedenheit über seine Arbeitssituation sogar zum Konkurrenten. Am Ende bleiben drei demotivierte Mitarbeitende übrig und ein ratloser Vertriebsleiter muss die sinkenden Verkaufsaktivitäten und ausbleibenden Abschlüsse vor der Geschäftsführung rechtfertigen.
Was übertrieben und schwarzmalerisch klingt, ist in vielen Unternehmen – zumindest ansatzweise – tatsächlich Realität. Studien belegen sogar, dass nur 66 Prozent der vorhandenen Vertriebsressourcen genutzt werden (Quelle: CRM-Studie Vertriebseffizienz, Walter Zimmermann). Betrachten wir das positiv, gibt es ein Optimierungspotential von 34 Prozent ungenutzter Ressourcen. Diese gilt es ausfindig zu machen und gewinnbringend einzusetzen.
Doch das ist leichter gesagt als getan. Wo und wie findet man seine ungenutzten Vertriebsressourcen? Und wie lassen sich Effizienz und Qualität von Vertriebsprozessen ganz gezielt steigern, um diese Ressourcen gewinnbringend einzusetzen?
Ich habe für Sie vier Faktoren zusammengestellt, mit denen sich die Effizienz im Vertrieb massgebend beeinflussen lassen:
1. Anzahl der «richtigen» Vertriebsaktivitäten
Die Anzahl an Vertriebsaktivitäten ist eine beliebte Messgrösse im Vertrieb, besonders weil sie sich sehr einfach bestimmen lässt. Aber Achtung: Sie ist nur dann ein hilfreicher Gradmesser für die Effizienz, wenn es sich um die «richtigen» Aktivitäten handelt. Um diese zu definieren, sollten Sie die nachfolgenden drei Faktoren berücksichtigen.
2. Qualität der Vertriebsaktivitäten
Wer qualitativ hochstehende Verkaufsgespräche führen möchte, muss auch einiges in die Vor- und Nachbereitung dieser Gespräche investieren. Allerdings ist die Qualität der Vertriebsaktivitäten – im Gegensatz zur Anzahl – nur sehr schwer messbar. Deshalb wird sie als Messgrösse selten angewandt. Ziel sollte es sein, die Kommunikation mit Interessenten und Bestandskunden zu dokumentieren und gleichzeitig für alle Vertriebsmitarbeitenden einfach, jederzeit und von überall her zugänglich zu machen (Stichwort: mobile Endgeräte). So ist das Wissen um die Kontakte für alle Mitarbeitenden schnell und einfach verfügbar – selbst wenn der zuständige Kollege das im Moment nicht ist.
3. Potenzial-Analyse
Die wirkungsvollste Stellschraube zur Steigerung der Effizienz ist die Konzentration auf Interessenten und Kunden mit hohem Potenzial. Dazu ist es notwendig, Zielgruppen und Kundensegmente klar zu definieren, damit der Vertrieb sich gezielt um die «heissen» Leads kümmert, anstatt viel Zeit in Massnahmen zu investieren, die die falschen Kontakte ansprechen. Mein Tipp: Unbedingt eine Potenzial-Analyse durchführen. Sie ist die Grundvoraussetzung für die Implementierung eines jeden erfolgreichen Vertriebsprozesses.
4. Zeitpunkt der Kontaktaufnahme
Der Zeitpunkt der Kontaktaufnahme ist essentiell im Vertriebsprozess: Nimmt man zu früh Kontakt auf, fehlt die Kaufabsicht. Kontaktiert man zu oft und unkoordiniert, wirkt das unprofessionell und im schlimmsten Fall wird die weitere Kontaktaufnahme sogar untersagt (Stichwort: opt out). Sucht man den Kontakt mit dem Interessenten zu spät, ist der Kaufprozess bereits abgeschlossen und man hat das Nachsehen gegenüber dem Mitbewerber. Auch wenn es trivial klingt: Das richtige Timing ist im Vertrieb erfolgsentscheidend. Der Einsatz von Business-Software ist deshalb ab einer bestimmten Kontaktanzahl unumgänglich.
Mit einer einmaligen Betrachtung dieser vier Faktoren und einer darauf ausgerichteten Vertriebsstrategie ist es allerdings nicht getan. Vertriebseffizienz muss eine Dauerbaustelle sein, andernfalls wird man vom Wettbewerb langfristig abgehängt.
Bei einer Vielzahl von Kontakten ist das besonders herausfordernd. Hier droht die Gefahr, aufgrund der Datenmenge den Überblick zu verlieren und unreflektierte Entscheidungen zu treffen. In diesem Fall kann eine CRM-Software die Vertriebsmitarbeitenden in ihrer Arbeit unterstützen und zugleich dem Vertriebsleiter als Controlling-Instrument dienen. Ineffizienz und Fehler im Vertriebsprozess können so schnell erkannt und vermieden werden – und das auf Knopfdruck.
Den nachfolgenden Praxisleitfaden «Vertriebseffizienz» haben wir speziell für Vertriebsverantwortliche erstellt. Er enthält Informationen und Tipps, die Ihnen hilfreiche Impulse für die Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse geben.
In unserem Praxisleitfaden zum Thema "Vertriebseffizienz" haben wir für Sie Wissenswertes und Handlungsempfehlungen für eine zielgerichtete Akquise und systematische Gesprächsvorbereitung zusammengefasst:
