Die Transparent Paper Ltd. – kurz TPL – wurde 1960 in Zürich gegründet. Das Familienunternehmen ist Anbieter von Polyester-, Nylon- und Aluminiumfolien. Als internationale Handelsgesellschaft ist TPL neben dem Hauptsitz in der Schweiz mit europaweiten Standorten in Deutschland, Frankreich, Polen und Spanien vertreten. Die TPL bietet eine Vielzahl von Produkten für die Verpackungsindustrie, aber auch für zahlreiche technische Anwendungen. Seit Anfang 2016 arbeitet das Unternehmen mit der CRM & BI-Lösung von cobra.
Vor der Einführung der cobra-Lösung wurden Adressen im Mailsystem Outlook und im Auftragsbearbeitungssystem Abacus bearbeitet. Das hatte unter anderem den Nachteil, dass auf keine zentrale Datenbasis zurückgegriffen werden konnte.
Für TPL spielen die Bereiche Projekt- und Reklamationsmanagement eine grosse Rolle im operativen Tagesgeschäft. Die Abwicklung erfolgte vor der Umstellung auf die cobra-Lösung in Outlook und Excel über gemeinsame Postfächer und Ordner. Entsprechend waren Auswertungen mit sehr hohem zeitlichen Aufwand verbunden und fehleranfällig.
Im Aussendienst wurde das Textbearbeitungsprogramm Word genutzt, um Besuchsberichte anzulegen und zu bearbeiten. Auch konnten die Aussendienstmitarbeiter selbst keine Adressen im ERP-System Abacus bearbeiten. Das war nur über den Innendienst möglich.
Gründe für die CRM & BI-Einführung
Vor der Einführung von cobra waren Kunden- und Projektdaten dezentral erfasst, teilweise auch nur im
Kundendossier des einzelnen Aussendienstmitarbeiters. Das übergeordnete Ziel durch die neue CRM &
BI-Lösung war und ist die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu stärken: Die Geschäftsprozesse sollten
optimiert werden, beispielsweise im Projekt- und Reklamationsmanagement. Dazu gehört auch, dass Daten zentral abgelegt und jederzeit abrufbar sind, sowohl vom Innendienst als auch vom Aussendienst. Das ermöglicht eine schnellere Projektübersicht und letzten Endes eine bessere Auswertbarkeit.
Auswahlprozess
Nachdem TPL den Entschluss gefasst hatte, eine CRM-Software einzuführen, wurde eine Evaluation verschiedener Systeme durchgeführt. Im Fokus standen die Abbildung von Projekt- und Reklamationsmanagement, die Erstellung von Reports, Adress- und Kundenmanagement sowie die Schnittstelle zum bestehenden Auftragsbearbeitungssystem Abacus. cobra konnte die Anforderungen und
individuellen Bedürfnisse von TPL am besten umsetzen.
Zur Jahresmitte 2015 erfolgte die Entscheidung für cobra als Lösungs-Partner. Bereits Anfang 2016
arbeitete TPL mit der neuen CRM & BI-Lösung: Heute nehmen die Aussendienstmitarbeiter Neuanlegungen oder Anpassungen von Kontakten ganz einfach, unterwegs und selbst vor. Die zentrale Datenhaltung wurde dadurch optimiert, was wiederum die Interaktion zwischen Aussen- und Innendienst verbessert hat. Dank der Outlook-Integration in cobra werden E-Mails nun direkt im CRM abgelegt. So können E-Mails den entsprechenden Projekten und Reklamationen zugeordnet und auch wieder problemlos abgerufen werden. Zudem wurden Dashboards und Statistiken für die Projekt- und Reklamationsübersicht eingerichtet.
Für die Geschäftsführung und die Mitarbeitenden ist der schnellere Abruf von Reports, Berichten und
Auswertungen ein grosser Pluspunkt. Speziell im Projektmanagement ist durch cobra ein schneller Überblick möglich. Das bedeutet: Informationen rund um das Projekt sind auf Knopfdruck abrufbar und übersichtlich aufbereitet – zum Beispiel die Phasen, Prioritäten, Beschreibungen, Produkte, Samples oder vieles mehr.
TPL schätzt neben der Übersichtlichkeit auch die Struktur, die die Projekte durch cobra gewonnen haben:
Jeder Bearbeiter hatte früher ‹seine eigene Struktur› und durch die uneinheitliche Arbeitsweise ging Wissen rund um die Projekte damals teilweise verloren.
Effizienz & Wirtschaftlichkeit
Seit 2016 arbeitet TPL mit cobra. In puncto Wirtschaftlichkeit war bereits eineinhalb Jahre nach der Einführung deutlich spürbar, dass durch cobra Effizienz gewonnen wurde. Die Nutzung der neuen Software ist inzwischen aus dem Tagesgeschäft nicht mehr wegzudenken.
Auch die Zusammenarbeit mit cobra als Lösungspartner wird seitens TPL sehr positiv bewertet. Geschätzt wird insbesondere das schnelle Feedback zu Supportfragen und Anpassungswünschen.
Ausblick: Zukünftige Anforderungen an cobra
TPL ist ein dynamisches und zukunftsorientiertes Unternehmen, das einerseits fortwährend seine bewährte Marktposition rund um Polyester- und Nylon-Folien stärkt und gleichzeitig die Erweiterung seines Produktportfolios immer im Blick hat.
Entsprechend muss eine Business-Software mit den Anforderungen und Strategien des Unternehmens mitwachsen können. So hat TPL bereits weitere Funktionalitäten angedacht, wie beispielsweise die Budget- & Potentialfunktionen, um die das CRM-System erweitert werden könnte.
Auch zwei Jahre nach der Einführung besteht regelmässig Kontakt mit der betreuenden cobra-Projektleiterin, um TPL hinsichtlich Verbesserungspotentialen kontinuierlich zu informieren und zu beraten. Wichtig für TPL und cobra ist eine anhaltende Zusammenarbeit, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten.
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Weitere Informationen zur Transparent Paper Ltd. finden Sie unter: www.tpl.ch
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