cobra CRM bei SBK Sektion Bern

von Franziska Pollini | Projektleiterin & CRM Consultant am 09.03.21


Ende des 19. Jahrhunderts wurden mit der Erfindung der Narkose und rund um das Wissen der Sterilisation neue Anforderungen an die Krankenpflege gestellt. Ausgebildetes Pflegepersonal war gefragt. Im Zuge dessen kam es zu Zusammenschlüssen in einem Berufsverband – die Geburtsstunde des Schweizer Berufsverbands für Pflegefachpersonal (SBK Schweiz). Eine der grössten Sektionen des Dachverbandes ist die Sektion Bern.

Knapp 5‘000 Mitglieder nutzen die zahlreichen Dienstleistungen des SBK Bern. Die Verwaltung der insgesamt 15‘000 Mitglieder- und Adressdaten stellt dadurch einen erheblichen Aufwand dar. Um ihre Kunden schneller und präziser bedienen zu können, hat sich die Sektion für cobra CRM entschieden, welches massgeblich zur Optimierung und Verbesserung des Kundenmanagements beiträgt.

Bereits 1910 begann der SBK Bern mit der Stellenvermittlung für Pflegepersonal. «Wir bieten unseren Mitgliedern mittlerweile eine grosse Bandbreite, angefangen von der Stellenvermittlung über Coaching, Weiterbildung und Sozialpartnerschaft bis hin zur Rechtsberatung», sagt Flurina Schenk, Geschäftsführerin der SBK Sektion Bern. «Das Thema Adressenverwaltung geht somit alle Abteilungen an. Ebenso wird die Digitalisierung zukünftig eine Thematik sein, mit der wir uns beschäftigen müssen. Mit der Prozessoptimierung im Bereich Adressmanagement haben wir jetzt schon einmal eine Basis geschaffen.»

 

Weniger Daten-Pflege, mehr Automatisierung

«Unsere bisherige Adresspflege war personenabhängig und fand in Excel-Listen sowie in der Datenbank (SBK Data) des Zentralverbandes statt. Für eine einfache Form der Mitgliederverwaltung wurde unser altes Buchhaltungssystem genutzt. Dies war keine optimale Lösung. Die Adresspflege war schwierig und es gab keine Historienverwaltung. Direkte Brief- oder E-Mail-Versände waren nicht möglich. Ziele waren ein zentrales System mit allen Adressen inklusive einer Kommunikationshistorie, die Verringerung von Schnittstellen und Pflegeaufwand sowie die Möglichkeit zielorientierter Versände und Marketing-Massnahmen. Aber auch das Thema Weiterbildung und Stellenvermittlung wollten wir automatisieren», beschreibt Flurina Schenk einige Punkte der Ausgangssituation.


cobra CRM bei SBK Sektion Bern

 

Klarer Vorteil

cobra punktete in der Abbildung der Anforderungen, im Preis-Leistungs-Verhältnis und mit der Referenzempfehlung einer weiteren SBK Sektion. Schenk: «cobra konnte unsere Kursverwaltung inklusive Budgetierung abbilden und bot die entsprechende Kompatibilität zu unserem Buchhaltungssystem. Zudem haben wir durch die Übernahme der bereits vorhandenen Grundlösung Zeit und Geld eingespart. cobra musste nur noch an unsere Anforderungen angepasst werden.

 

Gut beraten und verwaltet

Als berufsständischer Verband berät der SBK seine Mitglieder auch in rechtlichen Fragen. Die Rechtsberatung ist in der Mitgliedschaft enthalten. In cobra sind alle Adress-Informationen zu allfälligen Mitgliedschaften hinterlegt und zugleich erfolgt dort die Buchung der telefonischen Beratungsstunden. Ein wichtiger Punkt für SBK Bern waren die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten: So bietet cobra beispielsweise gezielte Auswertungen über den Beratungsaufwand zu einem bestimmten Thema. Trends sind schnell erkennbar und das Personal kann entsprechend geschult und eingesetzt werden. Das manuelle Zusammenführen verschiedener Excel-Listen gehört damit der Vergangenheit an. In der Mitgliedschaftsverwaltung ist die komplexe Beitragsstruktur – mit acht unterschiedlichen Mitgliedsschaftsarten – hinterlegt. «Aktuell müssen wir die Mitglieder-Adressen zusätzlich noch in SBK Data pflegen. Von dort erhalten wir die Adressen, die mittels Imports in cobra eingespielt und mit weiteren Informationen, zum Beispiel Eintrittsdatum, der Bezug der SBK-Zeitschrift oder des Newsletters, ergänzt werden. Alle anderen Adressen erfassen wir direkt in cobra. Wir hoffen, dass wir in naher Zukunft nur noch eine Datenbank pflegen müssen», so Schenk.

 

Die älteste Abteilung

Ein weiterer Wunsch war die Abbildung der Stellenvermittlung im CRM-System. In cobra sind sowohl die Dossiers der Bewerber wie auch die Suchaufträge für Personal von Krankenhäusern oder Pflegeheime hinterlegt. Durch verschiedene Such- und Abfragemöglichkeiten können schnell und einfach geeignete Kandidaten für eine offene oder passende Stelle für einen Bewerber gefunden werden. Vor cobra gab es bereits eine spezielle Stellenvermittlungs-Software. Diese war allerdings recht sperrig in der Handhabung. Alle Adressen mussten stets neu erfasst werden, unabhängig davon, ob es sich um bereits bekannte Adressen handelte. Darüber hinaus wurde für die Kurzzeitvermittlungen eine Papierkartei geführt. Schenk: «Die Möglichkeiten, die uns cobra hier bietet, ersparen uns viel Zeit und wir können unsere Kunden zeitnah und gezielt bedienen».

 

cobra ist ein unkompliziertes,
vielseitiges System. Es hilft, uns
den administrativen Aufwand so
gering wie möglich zu halten.

FLURINA SCHENK
Geschäftsführerin

 

Intensive Nutzung

Die umfangreiche Kursverwaltung – von Honorarverträgen für Dozenten über die gesamten Kursunterlagen bis hin zur Kursbudgetierung, Preisgestaltung und Abrechnung – wird komplett in cobra abgebildet. Im Zusammenspiel mit Ist-Daten aus dem Buchhaltungssystem und cobra werden die Budgets errechnet und geben einen Überblick über die Rentabilität eines jeden Kurses. Sowohl Mitglieder wie auch Nicht-Mitglieder können jährlich aus rund 95 Weiterbildungskursen und zwei Fachtagungen auswählen. Unterschiedlich ist nur der Preis bei Mitgliedern und Nicht-Mitgliedern. Dieser wird in cobra kalkuliert und hinterlegt. Bei einer Online-Anmeldung erfolgt in cobra ein Eintrag und die Mitarbeitenden können den zugehörigen Preis auswählen. Mittels Knopfdruck werden die Daten zur Rechnungsstellung von der Kursverwaltung an die Buchhaltung übergeben. Vor cobra wurde die Weiterbildung von zwei Systemen abgedeckt. «Die Weiterbildung nutzt die CRM-Lösung sehr intensiv. Hier merken wir klar die Vorteile der automatisierten Prozesse, welche uns die Arbeit vereinfachen und einen schnellen Überblick ermöglichen. Früher verlangte das nach manuellem Eingreifen und bot dennoch wenig Übersicht. Im Veranstaltungsbereich war unsere Generalversammlung die erste Veranstaltung, die mit cobra organisiert wurde. Jährlich haben wir im Schnitt zehn Veranstaltungen und wir wollen zukünftig vermehrt auf die Möglichkeiten zurückgreifen, die cobra uns im Eventmanagement bietet», erzählt die Geschäftsführerin.


SBK Bern bei cobra CRM

 

Direkte Ansprache

Im Bereich Versände wird cobra um das Modul PrintPlus ergänzt. Es erlaubt einen automatischen Seriendruck von Dokumenten mit Platzhaltern aus der gesamten Datenbank und mit Informationen zum gebuchten Kurs, zum Dozenten oder zu den Terminen. Alle Dokumentenvorlagen sind in cobra enthalten. Nach Versand von Serienbriefen- oder Mailings erfolgt die Ablage im CRM-System. «Wir profitieren hier klar von den Vorteilen, die uns cobra liefert. Unseren monatlichen Newsletter verschicken wir jetzt personalisiert über cobra und wir können aufgrund der zentralen Adressverwaltung Nichtmitglieder noch besser bewerben», erklärt Flurina Schenk. «Die Möglichkeit, Adressen aus Excel direkt in cobra zu übernehmen und mit einem Stichwort Gruppierungen festzulegen, begeistert mich ebenso wie die Suchfunktion und die schnelle Recherche von Adressen.“

 

Auf der Zielgeraden

«Ich nutze cobra beinahe täglich und bin sowohl mit dem System wie auch mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden», fasst Flurina Schenk zusammen. «Unsere Hauptziele waren die Automatisierung von Prozessen, die Optimierung und Vereinfachung von Abläufen sowie eine übersichtliche Kontakthistorie. Verbesserungspotenzial sehe ich noch in unseren Abläufen, hier sind wir weiterhin gefordert, daran zu arbeiten. Ich bin überzeugt, wir sind auf dem richtigen Weg und befinden uns auf der Zielgeraden.»

 

 

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Weitere Informationen zu SBK Sektion Bern finden Sie unter: https://www.sbk-be.ch/de/

Wir haben den Praxisbericht cobra CRM-Lösung bei SBK Sektion Bern als PDF-Dokument zum Download für Sie vorbereitet. Klicken Sie auf untenstehenden Button, um diesen kostenfrei herunterzuladen:

Referenzbericht SBK Sektion Bern

 

Franziska Pollini | Projektleiterin & CRM Consultant

Franziska Pollini | Projektleiterin & CRM Consultant

Franziska Pollini ist Projektleiterin und CRM Consultant bei cobra AG in Tägerwilen. Im Fokus ihrer Arbeit steht die Beratung und Begleitung bei der Prozessoptimierung durch CRM. Hierfür setzt sie insbesondere ihre Consulting-Erfahrung ein, die sie während ihrer mehrjährigen Tätigkeit bei McKinsey in internationalen Projekten erlangt hat. Als CRM-Spezialistin hat sich Franziska Pollini durch zahlreiche Projekte im Bildungssektor, in der Pharmaindustrie und im Verbandswesen eine vertiefte Branchenexpertise aufgebaut.

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