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Vorsicht bei der CRM-Auswahl - 5 Praxis-Tipps für eine erfolgreiche Evaluation

von Laura Essinger | Projektleiterin & CRM Consultant am 29.05.19

Der Zeitpunkt ist gekommen, Sie möchten Ihre Vertriebsstruktur erfolgreich digitalisieren und für alle Mitarbeiter transparent abbilden. Bestehende Prozesse im Vertrieb sollen in eine CRM-Software eingefügt werden, um durch Automatisierung sowie Schaffung einer einheitlichen Datenbank effektiver und effizienter arbeiten zu können.Nun besteht die Herausforderung darin, eine passende Lösung und einen kompetenten CRM-Partner zu finden. Diese Aufgabe benötigt Zeit. Sie bedarf einer intensiven Recherche, denn der Schweizer CRM-Markt ist breit aufgestellt und damit die Auswahl an diversen Anbietern gross. Vom Global Player bis zum Schweizer KMU ist alles dabei.
CRM-Anbieterübersicht auf topsoft.ch

Welcher CRM-Partner und welche CRM-Lösung für Ihr Unternehmen der bzw. die beste ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Was sollten Sie beachten, wenn es um CRM-Auswahlkriterien geht?

Wir stellen Ihnen nachfolgend 5 Tipps aus der Praxis zur CRM-Auswahl vor, damit Sie für Ihre Vertriebsstrategie die beste Entscheidung treffen:

Tipp 1: Was sind Ihre Ziele?

Was sind die Ziele, die Sie mit der neuen CRM-Systemeinführung erreichen möchten?

Oft ist ein gewichtiger Grund für gescheiterte CRM-Projekte, dass Ziele nicht konkret formuliert wurden. Eine gründliche Analyse des Ist-Zustands kann Ihnen dabei helfen, Prozesse zu identifizieren, die sie verbessern möchten, und damit neue Ziele zu definieren.

CRM-Ziele

Tipp 2: Welche Informationen sollen abgebildet werden?

Um den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden und die passende CRM-Auswahl zu treffen ist es wichtig, Ihre Bedürfnisse vorab zu kennen. Wir empfehlen unseren Kunden deshalb zu Beginn eines CRM-Projekts einen Workshop zur Bedarfsanalyse durchzuführen. Hier werden Ist-Prozesse, beispielsweise in Marketing, Vertrieb und Service, aufgenommen. Weiter werden strategische CRM-Ziele festgelegt: Welchen Nutzen muss die neue Lösung in welchem Zeitraum konkret bringen? Anschliessend werden die CRM-Funktionen festgelegt, die die CRM-Software mitbringen muss.

Zudem wird der Blick Richtung Zukunft gewandt: Wohin entwickeln sich die Anforderungen Ihres Unternehmens in den kommenden Jahren? Welche Funktionen, Schnittstellen etc. muss die Lösung dann erfüllen?

Credo ist immer: Die CRM-Lösung muss Ihren Anforderungen folgen, nicht Sie sollten Ihre Bedürfnisse an den Möglichkeiten der Software ausrichten.

Wie wichtig eine gute CRM-Beratung für die Evaluation der richtigen CRM-Lösung ist, lesen Sie in unserem Referenzbericht zur CRM-Einführung bei der Hotelfachschule Thun.

Tipp 3: Ist das neue System fähig, andere/bestehende Systeme zu integrieren?

Eine der wichtigsten Überlegungen im gesamten CRM-Auswahlprozess ist die Frage, ob ein neues System sich mit den bestehenden Systemen im Unternehmen austauschen kann. Schliesslich sollen Vertriebsprozesse vereinfacht und automatisiert werden und nicht abgeschnitten von den restlichen Strukturen des Unternehmens sein.

Prüfen Sie daher, ob es eine Schnittstelle zwischen der CRM-Software und Ihren bestehenden Systemen (z.B. ERP-, DMS- oder Marketing Automation-Lösungen) gibt.

Tipp 4: Welcher zeitliche und finanzielle Rahmen gilt für das CRM-Projekt?

Die Einführung eines CRM-Systems ist mehr als die Installation einer Software: Sie umfasst immer die drei Dimensionen Mensch, Organisation und Technik. Insbesondere Themen wie Schulungen, Change-Management-Prozesse etc., die die Dimensionen Mensch und Organisation betreffen, müssen im CRM-Projekt auch wirklich Zeit eingeräumt werden. Nur allzu oft werden diese beiden Einflussgeber vernachlässigt und bringen das Projekt ins Wanken – und im schlimmsten Fall zum Scheitern.

Ein Zeitplan ist unumgänglich für eine erfolgreiche Integration des CRM-Systems. Stellen Sie zusammen mit Ihrem CRM-Partner einen Projektplan auf und beachten Sie dabei, welche Zeitfenster für Prozessdefinition, Mitarbeiterschulungen, Datenmigration etc. bestehen.

Ebenfalls entscheidend für die CRM-Auswahl ist das Budget. Neben Lizenz- und Einführungskosten bestehen laufende Kosten, beispielsweise für Support, Updates oder Anpassungen. Lassen Sie sich nicht von vermeintlich günstigen Einführungskosten in die Irre führen. Beachten Sie das gesamte Kostenpaket – vor, während und nach der CRM-Einführung.

Tipp 5: Überzeugt die Software durch ein anwenderfreundliches Interface?

Täglich werden Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten. Die neue CRM-Lösung wird zum Herzstück Ihrer Vertriebstätigkeit. Um wirklich erfolgreich mit dem System zu arbeiten, ist es fundamental, dass die Benutzeroberfläche anwenderfreundlich gestaltbar ist: Ist die Benutzeroberfläche intuitiv, logisch aufgebaut? Sind Schaltflächen eindeutig benannt? Wie viele Klicks (bestenfalls: wie wenige Klicks) sind nötig, um spezielle Informationen zu erhalten? Kann ich die Benutzeroberfläche ganz auf meine Bedürfnisse anpassen?

Fazit

Mit einer erfolgreich eingeführten CRM-Software ist der Vertrieb definitiv effizienter steuerbar. Eine effizientere Vertriebssteuerung wiederum verbessert die Lead-Qualität, Kundenbeziehungen sowie die Servicequalität und ermöglicht ein gezielteres Controlling des gesamten Vertriebsprozesses. Unterm Strich bedeutet das: Umsatzsteigerung und eine vereinfachte und zeitgemässe Neukundenakquise (Verlagerung vom Outbound- zum Inbound-Sales).

CRM-Auswahl - den richtigen CRM-Partner finden

Um eine rundum gelungene CRM-Einführung zu erzielen, benötigen Sie im allerersten Schritt den passenden CRM-Partner. Nehmen Sie sich daher genug Zeit für eine gründliche Analyse der möglichen Partner und anschliessend mindestens genauso viel Zeit für die Analyse Ihrer internen Bedürfnisse.

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Sie sind derzeit auf der Suche nach einer passenden CRM-Software für Ihr Unternehmen? Dann nutzen Sie die nachstehende Checkliste, um in 9 einfachen Schritten die wichtigsten inhaltlichen und technischen Voraussetzungen festzulegen.

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