Die inhabergeführte Nova Property Fund Management AG ist eine von der FINMA bewilligte Fondsleitungsgesellschaft. Sie leitet und vertreibt kollektive Kapitalanlagen nach schweizerischem Recht und ist als Anlageberater für Immobilien-Gesellschaften wie die börsenkotierten Novavest Real Estate AG und SenioResidenz AG tätig. Zusätzlich betreibt Nova Property Fund Management einen eigenen Fund, den Swiss Central City Real Estate Fund. Das Unternehmen entschied sich im Juni 2019 für die cobra AG als langfristigen CRM-Partner.
Die Firma mit Sitz in Zürich beschäftigt 14 Mitarbeitende und erbringt komplexe Dienstleistungen in folgenden Bereichen:
- Immobilienverwaltung und -bewirtschaftung
- Portfolioausbau und -bereinigung
- Begleitung bei Projektentwicklungen
- Umbau und Sanierungen
- Finanzplanung und Finanzverwaltung/Controlling
Gründe für die CRM-Einführung
Bevor die Firma mit der massgeschneiderten cobra CRM-Lösung startete, gab es kein einheitliches Kundendatenmanagement im Unternehmen. Es fehlte auch eine unterstützende Software für den Bereich Marketing. Der Erfolg und das Wachstum von Nova Property Fund Management erforderten allerdings mehr Transparenz und Effizienz hinsichtlich der Kundeninformationen. Des Weiteren wurde eine Softwareunterstützung für gezielte Marketingaktivitäten gesucht.
Bisher nutzten die Mitarbeiter von Nova Property Fund Management hauptsächlich eigene Dateien in Excel, Word oder Outlook, um Kundendaten zu erfassen. Daher bestand keine einheitliche Datenbasis. Verschiedenste Daten wurden auf unterschiedlichen Laufwerken gespeichert.
Durch das breite Portfolio und die vielseitigen Aktivitäten der Firma ist auch die Kundenstruktur vielschichtig und komplex. Kunden werden unterschiedlich klassifiziert und weisen oft mehrere Merkmale auf. Das erfordert langfristig eine zentrale Datenbank und ein einheitliches Vorgehen in der Datenpflege.
Zielsetzung der neuen CRM-Lösung
Das Ziel von Nova Property Fund Management ist klar: Mit der Einführung des cobra CRM-Systems möchten die Geschäftsleitung und alle Mitarbeitenden in Zukunft ein effizientes und einheitliches Kundenmanagement führen. Kundenhistorie, Prozesse, Leads, Projekte und vieles mehr sollen im CRM transparent abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit auf sämtliche Daten zugreifen können und stets aktuell informiert sind.
Zudem soll der Bereich Marketing unterstützt werden: Beispielsweise durch das Erstellen von Serienmails sowie von automatisierten Weihnachtsmailings oder das Organisieren von Veranstaltungen mithilfe des CRM-Systems.
Marketing und Vertrieb führen künftig ihre Kundendaten zusammen und arbeiten so effizienter. Dafür ist es essenziell, alle Kundeninformationen im CRM zu erfassen, abzubilden und zu pflegen. Das CRM-System soll gelebt und mit Informationen angereichert werden, um die gewünschten Erfolge zu erzielen.
Folgende Nutzer bzw. Abteilungen werden mit der CRM-Lösung arbeiten:
- Geschäftsleitung
- Vertrieb & Marketing
- Akquisition
- Administration
- Portfoliomanagement
Die ersten Schritte des CRM-Projekts
Im April 2019 fand der erste Workshop der cobra AG und der Nova Property Fund Management AG statt. Die Projektverantwortlichen analysierten zusammen die IST-Situation im Unternehmen. Interne Prozesse der Schweizer Fondsleitung wurden betrachtet und besprochen. Dank der detaillierten Vorarbeit seitens Nova Property erzielten die Workshop-Beteiligten schnelle Erfolge. Anschliessend wurden in einem zweiten Workshop die Bedürfnisse der Schweizer Fondsleitung erfasst und festgehalten. Lesen Sie mehr über unser Vorgehen in der CRM-Beratung und -Einführung.
Das weitere Projektvorgehen teilt sich in unterschiedliche Phasen auf: So erfolgt bei grösseren Projekten die Umsetzung nicht in einem grossen Schritt, sondern in mehreren kleinen Schritten. Dieses Vorgehen ist besonders anwenderfreundlich und ermöglicht es dem Kunden, direkt von Anfang an mit dem neuen System zu arbeiten. Schritt für Schritt lernen Mitarbeitende, die cobra-Lösung im Tagesgeschäft einzusetzen. Schulungen unterstützen dieses Vorgehen zusätzlich.
Bei Nova Property liegt der Fokus der ersten Umsetzungsphase auf dem Aufbau der Grundstruktur und Marketingfunktionen sowie der Ablösung der bisherigen Adressverwaltung, die auf Excel basierte. In der zweiten und späteren Phasen ist die Umsetzung der Prozesse im Bereich Sales, Portfolio und Projekte geplant.
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Unsere Beratungsleistungen im Überblick
CRM ist weit mehr als nur Software, deshalb bietet cobra Beratungsleistungen zu Ihrer cobra-Lösung – und darüber hinaus. Lesen Sie mehr über das Projektvorgehen und die Beratungsleistungen der cobra AG: