Anfang dieses Jahres entschied sich der regionale Verein Thun-Thunersee Tourismus für die cobra AG als CRM-Partner. Das Unternehmen ist ein Dachmarkenpartner von Interlaken Tourismus. Das Thunersee-Gebiet wird unter dem Dach von Thun-Thunersee Tourismus als touristische Einheit gestärkt, entwickelt und vermarktet. Damit fördert der Verein den regionalen Tourismus und vertritt umfangreich dessen Interessen in Wirtschaftspolitik und Infrastruktur. Dies gelingt durch eine enge Zusammenarbeit mit Gemeinden sowie anderen Institutionen.

Die Kernaufgaben des regionalen Vereins sind:

• Eine nachhaltige Stärkung der Marke Thun-Thunersee Tourismus zu schaffen
• Mitgliedermanagement (mehr als 600 Mitglieder)
• Regionale Vernetzung mit Gemeinden und weiteren Institutionen
• Das Tagesgeschäft und die Gästebetreuung im Info-Center / Welcome-Center Thun
• Eventmanagement mit Schwerpunkt im Seminar- und Tagungswesen

Bildquelle: Verein Thun-Thunersee Tourismus | Mike Kaufmann

Gründe für die CRM-Einführung

Bisher arbeitet der Verein Thun-Thunersee Tourismus mit Excel-Listen, um alle relevanten Daten zu erfassen. Das Arbeiten mit Excel-Listen wurde immer zeitaufwändiger, da Kunden- und Mitgliederdaten in verschiedenen Listen mehrmals erfasst und gepflegt werden müssen. Darüber hinaus besteht meist bei manueller Dateneingabe in Excel ein hohes Fehlerpotenzial. Ausserdem können Informationen nicht für alle Mitarbeiter zentral abgelegt werden.

Die Buchhaltung verwaltet Thun-Thunersee Tourismus mit dem ERP-System Sage. Dieses wird für den Abrechnungsprozess inklusive Debitoren- und Kreditorenmanagement verwendet.

Durch die CRM-Einführung soll eine zentrale Datenbasis geschaffen werden, die das Arbeiten mit Excel-Listen ablösen und dadurch manuelle Prozesse reduzieren soll. Gleichzeitig soll das bestehende ERP-System Sage an das neue CRM-System von cobra angebunden und durch Datensynchronisation eine mehrfache Datenerfassung vermieden werden. Wir haben das Factsheet zur Schnittstelle cobra to Sage sowie weitere Informationen zu Schnittstellen mit cobra hier für Sie verlinkt. 

Künftig soll mit sechs Lizenzen in den Bereich Administration, Operatives Management und Controlling/ Finance die massgeschneiderte CRM-Lösung von cobra genutzt werden. Durch professionelle Beratung, aktive Workshops sowie individuelle Schulungen werden alle Mitarbeiter sicher in das neue System eingeführt.

Die ersten Schritte des CRM-Projekts

Um eine erfolgreiche CRM-Einführung sicherzustellen, durchlaufen unsere Kunden das CRM-Projekt in mehreren bewährten Schritten. Unter nachstehendem Link finden Sie umfangreiche Informationen zum CRM-Beratungsprozess der cobra AG.

Nach dem Erstkontakt, bei dem die Vertreter von Thun-Thunersee Tourismus uns ihre Bedürfnisse erläutert hatten, fand ein gemeinsamer Workshop zur Abstimmung des Grobkonzepts statt, in dem Soll-Prozesse und der Projektrahmen definiert wurden. Nach Beauftragung wurden in einem Kick-off Workshop die Details zur Projektimplementierung abgestimmt.

Teilnehmer des Workshops vor Ort in Thun waren die Geschäftsleitung und die operativen Entscheidungsträger des Vereins Thun-Thunersee Tourismus sowie Berater und Projektleiter der cobra AG.

Die Evaluation des Ist-Zustandes und die Definition des Soll-Zustands, ermöglichen eine für beide Seiten realistische zeitliche und kostenbezogene Planung des Gesamtprojekts, gegliedert in mehrere Teilphasen. Dies hilft dabei, Prioritäten zu setzen und schnelle Ergebnisse in der Software-Implementierung zu erzielen.

In Phase 1 wird Thun-Thunersee Tourismus durch die CRM-Einführung und -Beratung bereits folgende Nutzen erzielen:

• Schaffung einer zentralen Datenbasis für Mitglieder inkl. Anreicherung von Zusatzinformationen
• Relation zwischen den verschiedenen Adressen und Zusatzinformationen, die im CRM erfasst werden
• Organisation der Mitgliederversammlung mit zentraler Datenerfassung
• Kontakthistorie zu Adressen und internen Vorgängen
• Zentrale Ablage von Dokumenten
• Automatisierte Erstellung von Dokumentenvorlagen mit vorausgefüllten Inhalten
• Erleichterung des Abrechnungsprozesses und Stammdatenverwaltung durch die Anbindung an Sage
• Auswertungsmöglichkeiten über alle im CRM-System erfassten Daten
• Nachverfolgung von Pendenzen

Die cobra AG freut sich auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Thun-Thunersee Tourismus – und natürlich darauf, den Verein mit Lösungen und Know-how zu unterstützen.

Branchenerfahrung der cobra AG

Die cobra AG konnte in den vergangenen Jahren einige Organisationen im Bereich Tourismus als Kunden gewinnen. Dadurch können wir in neuen Projekten auf fundierte Kenntnisse und Erfahrungen zurückgreifen.

Einen Auszug aus unserer Kundenliste im Bereich Tourismus finden Sie in unserer Referenzkundenübersicht: https://www.cobraag.ch/unsere-kunden/