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cobra CRM-Lösungen bei der Symova Sammelstiftung

von Franziska Pollini | Projektleiterin & CRM Consultant am 17.07.19

Die Sammelstiftung Symova in Bern ist eine unabhängige Pensionskasse, die individuelle und nachhaltige Pensionskassen-Lösungen für mittlere und grössere Unternehmen anbietet – transparent, solide und fair. Die Stiftung ist nicht gewinnorientiert, arbeitet mit versicherungstechnisch korrekten Umwandlungssätzen und legt die ihr anvertrauten Gelder sorgsam an.

Symova arbeitet stark mit Unternehmen aus dem Verkehr- und Tourismussektor zusammen. Auch Firmen aus anderen Bereichen sind selbstverständlich willkommen und können auf die umfangreichen Leistungen der Stiftung zählen.

Seit Frühjahr 2019 ist cobra fester CRM-Partner an der Seite von Symova. Das cobra CRM-Softwaresystem ist für die Sammelstiftung das Tool, um jegliche Aktivitäten bei und mit den Kunden transparent darzustellen.

Die Ausgangssituation

Vor Einführung der cobra CRM-Softwarelösung wurden sämtliche Adressen und Daten von Kunden oder Partnern dezentral verwaltet. Dies bedeutete, dass alle 14 Mitarbeitenden je eine eigene kleine Datenbank führten, in welchen Informationen über Banken, Lieferanten, Kommissionen oder Interessenten gespeichert waren. Diese Daten befanden sich hauptsächlich in Excel oder Outlook.

„Wir suchten eine Lösung, um Transparenz in unserer Kundenkommunikation zu gewährleisten und zu wissen, wer was wann versendet oder erhalten hat“, erläutert Jan Krebs, Projektleiter IT bei Symova, die damalige Problemstellung. Jan Krebs betreut intern das umfangreiche Projekt der CRM-Einführung und war Entscheidungsträger, als es um den CRM-Auswahlprozess ging: „Wir analysierten unterschiedliche CRM-Anbieter und entschieden uns für die cobra AG als CRM-Partner, da sie mit ihren umfangreichen und individuell anpassbaren Möglichkeiten überzeugte.“

Das grosse Projekt «CRM-Einführung»

Damit cobra die Bedürfnisse von Symova nachvollziehen konnte, fanden zwei Workshops statt: Im ersten Workshop waren alle relevanten Abteilungen der Sammelstiftung involviert, da künftig alle Abteilungen mit cobra arbeiten sollten. Die Detailkonfiguration des Systems im zweiten Workshop erarbeiteten dann die Projektleiter seitens cobra und Symova.

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In den Workshops wurden Ziele und Bedürfnisse analysiert und darauf basierend die Anforderungen an das neue CRM-System festgelegt:

  • Erstellen von aktuellen und wiederkehrenden Versänden (bestimmte Zielgruppen werden gesammelt per Brief oder Mail angeschrieben – hierfür gibt es die Funktion Serienbrief)
  • Zentrale Ablage der erstellten Kommunikation
  • Kommunikationshistorie zu allen im CRM erfassten Zielgruppen (inkl. Telefonnotizen und Mailablage aus Outlook)
  • Vorsorgemodule (einfache und stets aktuelle Übersicht in cobra zu jedem Vorsorgemodul eines Kunden)
  • Bestandskundenpflege (zum Beispiel kann nach einem Kundenbesuch in cobra eine Zusammenfassung des Besuchs hinterlegt werden, zusätzlich werden Pendenzen, die sich aus dem Besuch ergeben, im System erfasst und dabei automatisch mit dem Besuch verknüpft)
  • Pendenzen führen (aus Kundenbesuchen, Projekten oder internen Besprechungen, unter anderem können bisher mündliche Arbeitsaufträge an interne Mitarbeitende schriftlich festgehalten und sortiert werden)

Weitere Informationen zu unserem Beratungs- und Workshopangebot finden sie unter nachstehender Seite: https://www.cobraag.ch/beratung/

Die individuelle cobra CRM-Lösung ist erfolgreich eingeführt

Bei den vielen Besonderheiten einer Stiftung ist es ausschlaggebend, dass wirklich alles individuell für Symova im System abgebildet werden kann: „Wir können selbst festlegen, wo jedes einzelne Feld platziert werden soll, was wir brauchen und was wir nicht brauchen. Mit Hilfe der Beratung und Expertise durch cobra implementieren wir auf diese Weise eine individuelle Lösung, die auf unsere Anforderungen ausgerichtet ist“, so Jan Krebs über die Zusammenarbeit mit cobra.

Direkt nach dem gelungenen Abschluss der dreimonatigen Projektrealisierung arbeiteten bereits erste Mitarbeitende täglich mit dem neu eingeführten CRM-System. Da die Sammelstiftung auf einen direkten Datenimport verzichtete, pflegten Mitarbeitende die Daten- und Adresssätze problemlos und Schritt-für-Schritt manuell ins System ein und füllten die cobra CRM-Software mit Leben.

Das System soll weiterhin erfolgreich und lebendig bleiben. Dafür muss es mit Informationen gepflegt werden. Dies unterstreicht Jan Krebs: „Die Mitarbeitenden müssen cobra wirklich nutzen und immer aktuell halten, damit wir unsere Ziele erreichen können.“ Um den Mitarbeitenden Angst und Vorbehalte vor dem neuen System zu nehmen, werden alle cobra-Nutzer intern geschult. Ihnen wird der persönliche und betriebliche Nutzen gezeigt. Auch die Führungsebene von Symova unterstützt alle Mitarbeitenden, indem alle aktiv begleitet werden und der CRM-Gedanke vorgelebt wird.

Die cobra AG ist ein beständiger CRM-Partner: Die Sammelstiftung Symova kann bei Schwierigkeiten selbst nach erfolgreichem Projektabschluss jederzeit auf Unterstützung, Schulung, Know-how und Beratung zählen.

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Branchenerfahrung der cobra AG

Die cobra AG konnte in den vergangenen Jahren mehrere Stiftungen als Kunden gewinnen. Dadurch können wir in neuen Projekten auf fundierte Kenntnisse und Erfahrungen zurückgreifen.

Einen Auszug aus unserer Kundenliste finden Sie in unserer Referenzkundenübersicht: https://www.cobraag.ch/unsere-kunden/

 

 

Franziska Pollini | Projektleiterin & CRM Consultant

Franziska Pollini | Projektleiterin & CRM Consultant

Franziska Pollini ist Projektleiterin und CRM Consultant bei cobra AG in Tägerwilen. Im Fokus ihrer Arbeit steht die Beratung und Begleitung bei der Prozessoptimierung durch CRM. Hierfür setzt sie insbesondere ihre Consulting-Erfahrung ein, die sie während ihrer mehrjährigen Tätigkeit bei McKinsey in internationalen Projekten erlangt hat. Als CRM-Spezialistin hat sich Franziska Pollini durch zahlreiche Projekte im Bildungssektor und der Pharmaindustrie eine vertiefte Branchenexpertise aufgebaut.

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